1. Inloggen
Via de Portal
- Ga naar mijn.gaiyo.com.
- Log in met je zakelijke Gaiyo Account.
Via de App
- Download en open de Gaiyo App (iOS of Android).
- Log in met je zakelijke Gaiyo Account.
2. Nieuwe declaratie aanmaken
In de Portal
- Klik in het menu op “Declaraties”.
- Klik op de knop “Nieuwe declaratie” en selecteer de optie “Thuiswerkvergoeding“.
- Vul de gegevens in:
- Selecteer de datum wanneer je hebt thuisgewerkt.
- Heb je dit vaker gedaan? Selecteer meerdere dagen (bijv. alle maandagen van de maand).
- Voeg eventueel een opmerking of extra informatie toe
- Klik op Opslaan.
In de App
- Ga naar het onderdeel “Onkosten“
- Tik op het onderdeel “Nieuwe declaraties”.
- Kies “Thuiswerkvergoeding”.
- Vul de gegevens in:
- Datum.
- Extra vul (indien nodig) extra informatie toe..
- Tik op Opslaan om de declaratie toe te voegen.
3. Declaratiestatus en indienen
Elke declaratie krijgt een status, zowel in de Portal als de App:
- Concept – aangemaakt maar nog niet ingediend.
- Ingediend – aangeboden ter goedkeuring.
- Goedgekeurd – door werkgever geaccepteerd.
- Afgewezen – door werkgever afgekeurd (vraag bij je werkgever naar de reden).
- Verwerkt – declaratie is uitbetaald/verwerkt.
Indienen
- Selecteer de declaratie(s).
- Klik/tik op Indienen.
- De status wijzigt naar Ingediend.
Alleen goedgekeurde declaraties worden door Gaiyo op vaste momenten aangeleverd bij je werkgever voor uitbetaling.
Verwijderen
- Declaraties die nog niet zijn verwerkt, kun je zelf verwijderen – ook als ze al Ingediend of Goedgekeurd zijn.
- Selecteer de declaratie en klik/tik op Verwijderen.
4. Declaraties naast kilometers
Afhankelijk van het beleid van je werkgever kun je via Portal en App ook indienen:
- Kilometer declaraties per werkdag.
- Parkeer- en tolgelden.
- Overige zakelijke reiskosten.
5. Vragen en contact
Heb je vragen over het indienen van declaraties?
- Bel: 0900-6624649
- Mail: business-support@gaiyo.com
6. Privacy en voorwaarden
Declaraties worden altijd verwerkt volgens de geldende AVG-richtlijnen.
Zie ook het Privacybeleid en de Algemene Voorwaarden.
Kortom: of je nu achter je bureau zit of onderweg bent – met de Gaiyo Portal én de Gaiyo App declareer je eenvoudig al je zakelijke kilometers, woon-werkritten en thuiswerkvergoedingen.